- Ouvrez la vue Brouillon. Accédez à l’onglet Affichage et cliquez sur Brouillon dans la section « Vues ».
- Utilisez le bouton Afficher la mise en forme. Accédez à l’onglet Accueil et cliquez sur le bouton Afficher/Masquer la mise en forme (¶) dans la section Paragraphe.
- Ouvrez le volet de description de la mise en forme. Maintenez la touche « Maj » enfoncée et appuyez sur « F1 ». Cliquez sur l’un des éléments pour voir comment le texte est mis en forme et afficher des liens vers les différents menus afin d’effectuer les modifications souhaitées. Vous pouvez également utiliser l’option de comparaison pour voir les différences de mise en forme selon les paramètres sélectionnés.
- Utilisez le volet de navigation. Accédez à l’onglet Affichage et activez la case Volet de navigation dans la section « Afficher ». Lorsque le volet s’ouvre, cliquez sur Pages. De cette façon, vous pourrez voir plus facilement si les pages ont des dimensions différentes.
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Conversion du fichier Word de votre livre broché au format PDF
Conversion du fichier Word de votre livre broché au format PDF
Pour les livres brochés, un fichier PDF est préférable aux documents Microsoft Word. PDF signifie « Portable Document Format ». Il s’agit d’un format qui permet de pas dépendre des limitations du système, des caractéristiques de l’imprimante ou des polices disponibles. Les documents PDF s’affichent de la même manière sur n’importe quel ordinateur. Parcourez les sections ci-dessous pour en savoir plus la conversion de votre fichier Word au format PDF.
Problèmes courants de mise en forme et solutions
Vous verrez plus facilement les problèmes de mise en forme présentés ci-dessous en modifiant vos paramètres d’affichage dans Word. Voici les différentes possibilités :
Vérifiez vos paramètres
Pour que votre fichier se présente conformément à vos attentes, nous vous recommandons de vérifier vos paramètres.
Création d’un PDF
Dans les paramètres PDFMaker, laissez la case « Convertir les informations sur le document » désactivée. Si elle est cochée, cela risque d’engendrer des problèmes dans la structure du fichier.
Impression en PDF
Lorsque vous lancez l’impression vers l’imprimante Adobe PDF ou que vous utilisez PDFMaker, le document est ajusté dynamiquement pour s’adapter au mieux à l’imprimante. Pour obtenir les meilleurs résultats :
- Définissez l’imprimante Adobe PDF comme imprimante par défaut. Sous Fichier > Options > Options avancées > Options de mise en page, activez la case à cocher « Utiliser les mesures de l’imprimante pour la mise en page du document ».
- Sélectionnez Fichier > Imprimer, puis sélectionnez l’imprimante AdobePDF et cliquez sur Propriétés de l’imprimante.
- Dans l’onglet Paramètres Adobe PDF, sélectionnez « PDF/X-1a ». Si cette option n’est pas disponible sur votre système, sélectionnez « Impression haute qualité » ou « Qualité Presse » dans la liste d’options préconfigurées.
Intégration des polices
L’intégration des polices n’est pas définie par défaut. Accédez à Fichier > Options > Enregistrement et activez l’option « Incorporer les polices dans le fichier ». Vérifiez que les options « Incorporer uniquement les caractères utilisés dans le document » et « Ne pas incorporer les polices système communes » sont désactivées.
Conseils pour éviter que votre fichier soit refusé
Créez toujours une copie de votre fichier avant de procéder à la mise en forme. De cette façon, vous aurez une sauvegarde propre.
Documents Word qui s’affichent différemment selon les ordinateurs
- Word utilise l’imprimante par défaut pour afficher votre document. Sélectionnez toujours Adobe PDF ou PDFMaker comme imprimante par défaut pour obtenir le même résultat si vous affichez le fichier Word sur un autre ordinateur.
- Les polices installées peuvent différer d’un ordinateur à un autre. Dans ce cas, la police sera remplacée. Or, la taille et l’espacement des caractères peuvent considérablement varier d’une police à l’autre, ce qui peut changer radicalement la mise en forme.
Fichier Word corrompu
Les fichiers DOC et DOCX ne sont pas identiques. Vous ne devez pas remplacer un format de fichier par un autre. Le format DOCX peut utiliser un mode de stockage des informations du fichier différent du format DOC. Lorsque vous enregistrez un DOCX en tant que fichier DOC, les informations de fichier sont déclassées, ce qui peut corrompre le fichier.
Réparation d’un fichier Word corrompu
Pour corriger les erreurs de fichier ou rectifier les problèmes de structure, vous avez quatre possibilités :
- Renommez le fichier. Il est possible que cela permette d’écraser des données erronées introduites lors de l’enregistrement précédent.
- Copiez dans un nouveau document. Les données sont stockées à la fin du document. Activez l’affichage de la mise en forme pour voir les marques de formatage. Copiez tout sauf la dernière marque de paragraphe (¶), puis collez le tout dans un nouveau document.
- Enregistrez le fichier au format XML. Cela permet de corriger les problèmes de structure de fichier. Le fichier XML peut ensuite être réenregistré en tant que document Word.
- Enregistrez le fichier en TXT. Cette action supprimera l’ensemble de la mise en forme et les éventuelles erreurs de formatage introduites dans le fichier. Copiez et collez tout dans un nouveau document. Ensuite, vous pouvez refaire la mise en forme de votre fichier.
Raccourcis clavier pour supprimer la mise en page
- CTRL+Espace. Cette combinaison de touches supprime l’ensemble de la mise en forme au niveau des caractères. Sélectionnez le texte, puis maintenez la touche CTRL enfoncée et appuyez sur la barre d’espace pour supprimer les polices, le soulignement, la mise en gras ou les italiques et rétablir le texte par défaut.
- CTRL+Q. Avec cette combinaison, vous supprimez l’ensemble de la mise en forme au niveau du paragraphe. Sélectionnez le texte, puis maintenez la touche CTRL enfoncée et appuyez sur Q pour supprimer les interlignes, les lignes avant/après les paragraphes, les retraits, etc.
Astuces sur Mac
- Convertissez le fichier au format texte enrichi (RTF) pour préserver la mise en forme. Ouvrez le fichier RTF dans Word pour Mac et reconvertissez-le dans son format natif. Cette opération peut supprimer les problèmes de corruption de fichier.
- Copiez tout, à l’exception de la dernière marque de paragraphe (¶), dans un nouveau document. La marque de paragraphe « renferme » le style et la mise en forme des sections dans Word pour Mac. En ne l’incluant pas, il arrive parfois que vous supprimiez les problèmes de corruption.
- Cliquez sur l’option Tout sélectionner dans le menu Édition, puis maintenez la touche Maj enfoncée et appuyez une fois sur la Flèche gauche. Relâchez la touche Maj.
- Cliquez sur Copier dans le menu Édition, puis cliquez sur Nouveau document vierge dans le menu Fichier.
- Dans le nouveau document, cliquez sur Coller à partir du menu Édition. Vous pouvez ensuite réappliquer le style et la mise en forme des sections.
- Copiez tout le contenu dans un fichier texte, puis recopiez le tout dans un nouveau document vierge dans Word pour Mac. Cette action supprimera l’ensemble de la mise en forme et, avec un peu de chance, les problèmes de corruption. Toutefois, vous devrez ensuite rétablir la mise en forme.
